Rodzaje dowodów księgowych
Dowody księgowe są niezbędnym elementem zapisów w księgach rachunkowych i powinny być rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Ustawa o rachunkowości wyróżnia dowody zewnętrzne obce, zewnętrzne własne, wewnętrzne, dowody księgowe zbiorcze, korygujące, zastępcze oraz rozliczeniowe.
Kontrola dowodów księgowych: merytoryczna, formalnoprawna i rachunkowa
Kontrola dowodów księgowych obejmuje:
kontrolę merytoryczną: sprawdzenie, czy dowód księgowy odpowiada rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej,
kontrolę formalnoprawną: weryfikacja, czy dowody księgowe zostały wystawione prawidłowo i zawierają wymagane dane,
kontrolę rachunkową: sprawdzenie, czy dane liczbowe na dowodzie księgowym są wolne od błędów liczbowych.
Dekretacja dowodów księgowych
Po kontroli dowodów księgowych, powinny one być zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez dekretację, czyli wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia na kontach księgowych oraz podpis osoby dokonującej tego wskazania.
Procedury kontrolne i dekretacji
Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe procedury są ustalane przez jednostkę w zależności od specyfiki procesów gospodarczych i rodzaju dokumentacji źródłowej. Przyjęty sposób sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych jest zapisywany w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Zasady obiegu dokumentów i odpowiedzialność za kontrolę
Zasady obiegu dokumentów i ich kontroli oraz osoby (stanowiska) odpowiedzialne za te czynności są zawarte i opisane w instrukcji obiegu dokumentów, będącej załącznikiem do polityki rachunkowości.
Uproszczenia w kontroli dowodów księgowych
Ustawodawca dopuszcza możliwość zaniechania umieszczania na dowodzie danych potwierdzających przeprowadzenie kontroli lub pominąć kontrolę rachunkową, jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych lub gdy obliczenia wykonane są w systemie informatycznym.
W przypadku użycia takiego systemu, dekretacja dowodów księgowych może być zautomatyzowana, co eliminuje konieczność fizycznego oznaczania każdego dowodu księgowego. Ważne jest jednak, aby program komputerowy umożliwiał identyfikację osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie kontroli oraz dekretację dowodów księgowych.
Podsumowanie
Kontrola dowodów księgowych oraz ich kwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych są kluczowymi elementami procesu ewidencji operacji gospodarczych w jednostce. Kontrola merytoryczna, formalnoprawna i rachunkowa pozwala na sprawdzenie rzetelności, kompletności oraz poprawności rachunkowej dowodów księgowych. Następnie, dekretacja dowodów księgowych umożliwia ich właściwe zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych.
Przyjęty sposób kontroli, dekretacji oraz przeprowadzenia całego procesu powinien być dostosowany do specyfiki jednostki oraz zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami prawa. Wszystkie te procedury powinny być opisane w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zasadach (polityce) rachunkowości jednostki.
