Zatrudniam pierwszego pracownika — checklista krok po kroku (Trójmiasto)

Pierwszy pracownik to duży krok dla każdej firmy z Gdyni czy całego Trójmiasta — i jednocześnie moment, w którym łatwo o kosztowną pomyłkę formalną. Zatrudnienie pierwszego pracownika krok po kroku wymaga dopięcia kilku obowiązków w ściśle określonej kolejności i terminach, zanim ktokolwiek zacznie pracę. Poniżej znajdziesz kompletną checklistę: od wyboru rodzaju umowy, przez badania i BHP, po zgłoszenie do ZUS i założenie akt osobowych.

Zanim podpiszesz umowę — wybór formy zatrudnienia

Pierwsza decyzja to rodzaj umowy. Od niej zależą składki, koszt całkowity i zakres Twoich obowiązków jako pracodawcy. Najczęstsze warianty to umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło oraz współpraca B2B. Każda z nich inaczej wpływa na oskładkowanie i na to, jakie prawa nabywa zatrudniona osoba.

Jeśli wahasz się, co wybrać dla swojej sytuacji, porównanie kosztów i oskładkowania opisujemy szczegółowo we wpisie umowa o pracę, zlecenie, dzieło czy B2B. W tym artykule zakładamy najczęstszy scenariusz przy pierwszym etacie — umowę o pracę — bo to ona generuje najwięcej formalności kadrowych.

Krok 1. Dane do umowy i skierowanie na badania wstępne

Przed dopuszczeniem do pracy pracownik co do zasady musi mieć aktualne badania wstępne z zakresu medycyny pracy. Ty jako pracodawca wystawiasz skierowanie na badania (w dwóch egzemplarzach), w którym opisujesz stanowisko i czynniki szkodliwe lub uciążliwe. Bez orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań nie wolno dopuścić pracownika do pracy.

W Gdyni i Trójmieście działa wiele placówek medycyny pracy — warto zawczasu podpisać umowę z jedną przychodnią, żeby nie szukać terminu w ostatniej chwili. Koszt badań wstępnych ponosi pracodawca.

Krok 2. Szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy

Drugi obowiązek „przed pracą” to wstępne szkolenie BHP — instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy. Pracownik nie może rozpocząć pracy bez odbytego szkolenia, a fakt jego przeprowadzenia dokumentujesz kartą szkolenia wstępnego, którą wpinasz do akt osobowych. Jeśli nie masz własnej służby BHP, instruktaż ogólny może przeprowadzić uprawniony specjalista z zewnątrz.

Krok 3. Podpisanie umowy i skompletowanie dokumentów od pracownika

Umowę o pracę zawierasz na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Od pracownika zbierasz komplet danych i oświadczeń, m.in.:

• kwestionariusz osobowy,
• oświadczenie PIT-2 (jeśli pracownik chce, aby pracodawca stosował kwotę zmniejszającą podatek),
• dane do zgłoszenia w ZUS i do zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,
• informacje potrzebne do naliczania wynagrodzenia (numer konta, dane do PPK).

To także moment na klauzulę informacyjną RODO — masz obowiązek poinformować pracownika, jak przetwarzasz jego dane osobowe.

Osobnym obowiązkiem jest przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia — pisemnego dokumentu, w którym opisujesz m.in. obowiązującą go dobową i tygodniową normę czasu pracy, zasady wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu i długość okresu wypowiedzenia. Informację tę wręczasz w ustawowym terminie od dopuszczenia do pracy. Wielu pracodawców zatrudniających pierwszą osobę o niej zapomina, tymczasem jej brak to naruszenie prawa pracy, które łatwo wychwyci Państwowa Inspekcja Pracy.

Krok 4. Zgłoszenie pracownika do ZUS ZUA — pamiętaj o 7 dniach

To jeden z najważniejszych terminów przy pierwszym zatrudnieniu. Zgłoszenie pracownika do ZUS na druku ZUS ZUA (pełne ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) musisz złożyć w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia rozpoczęcia pracy. Jeśli zgłaszasz członka rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego, służy do tego druk ZUS ZCNA.

Zatrudniając pierwszą osobę, po raz pierwszy stajesz się też płatnikiem składek za pracownika — pojawia się obowiązek comiesięcznego przekazywania deklaracji rozliczeniowych i opłacania składek w terminie ZUS (co do zasady do 20. dnia następnego miesiąca dla większości małych firm).

Krok 5. Założenie i prowadzenie akt osobowych

Dla każdego pracownika zakładasz akta osobowe — dokumentację podzieloną na części (od dokumentów związanych z ubieganiem się o pracę, przez nawiązanie stosunku pracy i jego przebieg, aż po ustanie zatrudnienia). Do akt trafiają m.in. umowa, karta szkolenia BHP, orzeczenie lekarskie i oświadczenia pracownika. Akta osobowe oraz dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez ustawowo określony, długi okres — o zasadach archiwizacji piszemy w artykule jak długo przechowywać dokumenty księgowe.

Krok 6. PPK i pozostałe obowiązki bieżące

Zatrudnienie pierwszego pracownika uruchamia też obowiązki związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK) oraz z bieżącą obsługą kadrowo-płacową: naliczaniem wynagrodzeń, zaliczek na PIT, prowadzeniem ewidencji czasu pracy i urlopów. Czy mała firma faktycznie musi wdrażać PPK i ile to kosztuje, wyjaśniamy we wpisie PPK w mikrofirmie. Warto też z góry poznać zasady rozliczania nieobecności — temat e-zwolnień L4 od strony pracodawcy staje się aktualny od pierwszego dnia zatrudnienia.

Załatw formalności lokalnie — Gdynia, Sopot, Gdańsk

Dużą część procesu przejdziesz elektronicznie (zgłoszenia do ZUS przez program Płatnik / e-ZUS, korespondencja z urzędami), ale kilka rzeczy warto zaplanować „na miejscu” w Trójmieście:

• Medycyna pracy — podpisz z wyprzedzeniem umowę z przychodnią medycyny pracy w Gdyni lub okolicy, żeby nowy pracownik dostał termin badania wstępnego przed pierwszym dniem, a nie tydzień później.
• Szkolenie BHP — jeśli nie masz własnej służby BHP, w Trójmieście działa wielu zewnętrznych specjalistów przeprowadzających instruktaż ogólny; ustal to przed datą zatrudnienia.
• ZUS i PIP — jako nowy płatnik składek trafiasz pod oddział ZUS właściwy dla Twojej firmy; kontrolę legalności zatrudnienia prowadzi z kolei Okręgowy Inspektorat Pracy w Gdańsku, obejmujący całe Pomorze.

Dobrze zaplanowana kolejność (najpierw skierowanie na badania i BHP, potem umowa i ZUS) sprawia, że pierwszy pracownik zaczyna pracę legalnie i bez opóźnień.

Najczęstsze błędy przy pierwszym zatrudnieniu

1. Dopuszczenie do pracy bez badań lub bez BHP — to naruszenie przepisów i realne ryzyko przy kontroli PIP.
2. Przekroczenie 7-dniowego terminu na ZUS ZUA — spóźnione zgłoszenie do ubezpieczeń.
3. Brak umowy na piśmie przed rozpoczęciem pracy.
4. Niekompletne akta osobowe albo brak klauzuli RODO.
5. Pominięcie obowiązków wobec PPK przy pierwszym pracowniku.

Przejmiemy Twoje kadry i płace

Zatrudniasz pierwszą osobę w firmie z Gdyni, Sopotu lub Gdańska? Nasze biuro poprowadzi całą teczkę: przygotuje umowę, dopilnuje zgłoszenia do ZUS w terminie, ustawi listę płac, PIT-2 i PPK, a Ty skupisz się na prowadzeniu firmy. Sprawdź, co obejmuje nasza obsługa kadrowo-płacowa, a orientacyjne stawki znajdziesz w cenniku.

Chcesz oddać kadry w pewne ręce od pierwszego pracownika? Skontaktuj się z naszym biurem w Gdyni — pomożemy przejść przez formalności bez stresu.